Urkunden drucken
      Erstellen der Urkunden
          OpenOffice
               Erstellen der Datenbank
               Erstellen der Urkunde
          MS-Word

Urkunden drucken

Manny bietet die Möglichkeit des Datenexports für die Erstellung von Urkunden. Diese Daten können von jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm als 'Serienbrief' eingebunden werden.

Hinweis: Es wird automatisch ein Datensatz pro Sportler angelegt. Bei Mannschaften wird jeweils eine andere Reihenfolge der Sportler erzeugt, sodaß auf jeder Urkunde mit einem anderen Sportler begonnen wird.


Erstellen der Urkunden

Wie die Daten in das Textverarbeitungsprogramm übernommen werden können, hängt in erster Linie von dem jeweiligen Programm ab.

Die Grundidee ist immer die gleiche:
Es wird eine Vorlage erzeugt, die symbolische Platzhalter für die eigentlichen Daten enthält. Diese Platzhalter entsprechen den Spaltenbezeichnern der aus Manny exportierten Daten. Für die Formatierung stehen alle Funktionen der Textverarbeitung zur Verfügung (z.B. Zentrierter Text und verschiedene Schriften, fett etc.)

Nachfolgend soll auf die verbreitesten Textverarbeitungssysteme näher eingegangen werden.

OpenOffice

OpenOffice ist ein komplettes Officepaket. Es besteht neben dem Textprogramm auch aus einer Datenbankkomponente. Diese wird für Serienbriefe verwendet die Daten aus dem Urkundenexport müssen immer erst in eine Datenbank übernommen werden, deshalb müssen sie einmalig eine Verbindung zwischen den Urkundendaten aus Manny und der OpenOffice-Datenbank herstellen.

Erstellen der Datenbank

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die 'OpenOffice Database' über das Menu mit: >Datei< - >Neu< - >Datenbank


    Dadurch wird der Datenbank Assistent gestartet:

    Wählen Sie wie dargestellt die Verbindung zu einer Textdatenbank.

  2. Wählen Sie das Verzeichnis des Urkundenexportes. Außerdem benötigt OpenOffice für die Datenübernahme noch die Information über das Trennzeichen. Nehmen Sie bitte nachfolgende Einstellungen vor:


  3. Vergeben Sie im letzten Schritt der Datenbank noch einen Namen z.B. Urkunden.

Exportieren Sie die Urkundendaten immer in dieses Verzeichnis! Dann werden entsprechend der nachfolgenden Beschreibung auch die Daten automatisch aktualisiert.

Erstellen der Urkunde

Die eigentliche Urkunde können Sie wie folgt erstellen:

  1. Neues Textdokument öffnen oder eine bereits vorhandene Urkundenvorlage öffnen.

  2. Die Datenquelle in das Dokument einbinden und verbinden.
    Drücken Sie [F4] .
    Wählen Sie die Urkundendatenbank. Klicken dort mit der rechten Maus und wählen 'Disconnect'. Dadurch wird die Datenbank deaktiviert. Um die aktuellen Daten einzulesen doppelklicken Sie nun erneut auf die Urkundendatenbank.


  3. Wenn Sie noch keine Urkundenvorlage erstellt haben, erstellen Sie sich in dem unteren Dokumenten Fenster einfach den benötigten Text. Die Felder aus der Datenbasis fügen Sie einfach durch Drag&Drop der benötigten Spalte aus dem oberen Datenbankfenster ein.
    Die symbolischen Einträge <...> werden später durch die eigentlichen Daten aus der Datenbasis ersetzt.

  4. Wählen Sie einfach die normale Druckfunktion.
    Sie werden gefragt, ob Sie die Vorlage mit den Daten verbinden und ausdrucken wollen. Beantworten Sie diese Frage immer mit 'Ja'. (anderenfalls wird die Vorlage ausgedruckt).

    Danach können Sie die Datenquelle auswählen.


    Wählen Sie die benötigte Tabellen ( 1er ... 6er) aus.

MS-Word

MS-Word verwendet keine besondere Datenbank für die Erstellung von Serienbriefen, sondern liest direkt die exportierte 'txt'-Datei. Das spart zwar die Datenbank, aber Sie müssen die Verbindung jedes mal neu herstellen.

Die eigentliche Urkunde können Sie wie folgt erstellen:

  1. Neues Textdokument öffnen oder eine bereits vorhandene Urkundenvorlage öffnen.

  2. Menüleiste für Serienbriefe aktivieren/einblenden.


    Es wird nachfolgende Menüleiste eingeblendet:


  3. Die exportierten 'Urkundendaten' zuordnen
    Betätigen Sie in der Menüleiste 1um in nachfolgendem Dialog die Datenbank – den Urkundenexport – zu öffnen.

    4. Wählen Sie als Dateityp: Textdatei.

  4. Unter Umständen werden Sie auch noch nach der Zeichenkodierung gefragt, stellen Sie diese auf Windows.


    Für die Datenübernahme benötigt Word noch die Information über das Trennzeichen. Stellen Sie dieses bitte auf ';' (Semikolon)


    Wenn Word die Daten erkannt hat, werden in der Menüleiste auch die weiteren Symbole aktiv:


  5. Wenn Sie noch keine Urkundenvorlage erstellt haben, erstellen Sie sich in dem Dokumenten Fenster einfach den benötigten Text.

  6. Um die Felder aus der Datenbasis einfügen zu können, betätigen Sie bitte 2. Dadurch öffnet sich nachfolgendes Fenster.
    Gehen Sie mit dem Cursor / der Maus an die Position in Ihren Text und fügen das benötigte Datenfeld ein.

  7. Wählen Sie die Seriendruckfunktion 3 im hinteren Teil der Menüleiste